Sekretariat der Beratungsstelle Innenstadt (m/w/d)

Sie verstärken unser Team mit folgenden Aufgaben:

• Bürokommunikation (z.B. Wahrnehmung von Erstkontakten über telefonische oder persönliche Anmeldung und erster Umgang mit Krisensituationen, Telefonische Auskunft bei Anfragen der Ratsuchenden und Weiterleitung an andere zuständige Stellen)
• Terminkoordinierung für die Mitarbeiter*innen der Beratungsstelle und Überwachung von zentralen Terminkalendern und Karteien
• Organisationsaufgaben (z.B. Anlegen, Führen und Verwalten vertraulicher Unterlagen, Sammlung und Registrierung von Statistischen Daten, Verwaltung der Fachbibliothek und des Materialbestandes, Führen der allgemeinen Registratur und Ablage, zentrale Bestellungen)
• Bearbeitung von Posteingängen- und -ausgängen
• Schreiben von Protokollen, Briefen, wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Arbeitsberichten etc.
• Rechnungsbearbeitung

Die Tätigkeiten erfordern eine hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Belastbarkeit sowie Organisationsgeschick auch in stressige und zeitkritische Situation. Ein gutes Kommunikationsvermögen, ein sicheres und verbindliches Auftreten sowie Teamfähigkeit sind Voraussetzungen für die Aufgabenwahrnehmung.

Die Ausschreibung richtet sich an:

• Beamten*innen der Laufbahngruppe 1, Ämtergruppe des 2. Einstiegsamtes des nichttechnischen Dienstes der Gemeinden in NRW
• Verwaltungsfachangestellte und Beschäftigte, die den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen haben
• Bewerbungen von Beschäftigten, die von der Prüfungspflicht befreit sind und aufgrund ihres bisherigen beruflichen Werdeganges vergleichbare Kenntnisse erworben haben, die für die ausgeschriebenen Planstellen erforderlich sind
• Bürokaufleute bzw. Kaufleute für Bürokommunikation mit dreijähriger abgeschlossener Berufsausbildung

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag und einen sicheren Arbeitsplatz.
• Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt.
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie flexible Arbeitszeiten.
• Bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr.
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem verantwortungsvollen Aufgabengebiet mit Raum für eigenverantwortliches Handeln und Organisieren.
• Die Möglichkeit Weiterbildung.
• Möglichkeit zum Fahrradleasing.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Aufgaben in Teilzeittätigkeit wahrzunehmen. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann – orientiert an den dienstlichen Erfordernissen – vereinbart werden.

Gern gesehen sind auch Bewerbungen von interessierten Schwerbehinderten.

Neugierig?! Rufen Sie gerne an

Bei Fragen zur Tätigkeit wenden Sie sich an die Teamleiterin Frau Look, unter der Rufnummer: 0231/50-23115.

Für weitere Informationen zur Ausschreibung und zur Bewerbung steht Ihnen unsere Personalmanagerin, Frau Lipkowski, unter 0231/50-16583, gerne zur Verfügung.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Aufgaben in Teilzeittätigkeit wahrzunehmen. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann – orientiert an den dienstlichen Erfordernissen – vereinbart werden.

Die Stadt Dortmund ist Trägerin des Prädikats Total E-Quality – Engagement für Chancengleichheit und Diversity. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Schwerbehinderten sind ebenso erwünscht.

Wir sind eine welt- und kulturoffene Stadt. Es entspricht unserem Selbstverständnis, allen Menschen in der Stadt gleiche Teilhabe und Chancen auf allen Ebenen der Gesellschaft zu ermöglichen. Chancengerechtigkeit, Gleichstellung und der Umgang mit Interkulturalität sind daher notwendige und unverzichtbare Elemente unseres Verwaltungshandelns. Wir erwarten daher von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie sich mit dieser Zielsetzung identifizieren.

Ihre Bewerbung kann nur berücksichtigt werden, wenn Sie diese bis zum 09.08.2024 über unsere Karriereseite (dortmund.de/karriere) online einreichen. Die Erfassung per E-Mail oder Post übersandter Bewerbungen ist grundsätzlich nicht möglich.

Wir bitten zu beachten, dass Kosten, die Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder Ihrer persönlichen Teilnahme am Auswahlverfahren entstehen, leider nicht übernommen werden können.