Das „Digitale Bauhaus“ macht die Dortmunder Stadtverwaltung einfacher

Demografischer Wandel, wachsende Einwohnerzahl, schnellere Bearbeitungen von Anliegen, zeitgemäße Arbeitsbedingungen für die eigenen Beschäftigten: Um diesen und weiteren Herausforderungen für die Stadt Dortmund gerecht zu werden, stellt sich das Dortmunder Systemhaus seit dem vergangenen Jahr als „Digitales Bauhaus“ neu auf. adesso SE begleitet den Prozess und hilft dabei, digitale Potenziale und Prozesse in der Verwaltung zu identifizieren und die nötigen Kompetenzen zu entwickeln.

„Das erste Ziel der Stadtverwaltungsstrategie lautet: Dortmund wird einfacher“, betont Oberbürgermeister Thomas Westphal. „Das ist unsere Idee in Dortmund für die Digitalisierung: Es geht nicht um die Technik und möglichst komplexe digitale Lösungen. Entscheidend ist, dass jedes Produkt der Stadtverwaltung, innen und außen, den klaren Stempel bekommt: ‚Das hat mein Leben jetzt wirklich einfacher gemacht‘. Das ist auch das Ziel beim ‚Digitalen Bauhaus‘.“

Digitale Herausforderungen

Der Begriff „Digitales Bauhaus“ ist im übertragenen Sinne zu verstehen. In Anlehnung an die berühmte Kunstschule zu Beginn des vergangenen Jahrhunderts konzentriert sich das „Digitale Bauhaus“ auf die Verbindung von Technologie und kreativem Denken, um innovative Lösungen für digitale Herausforderungen zu schaffen. „Das historische Bauhaus verkörpert die Idee, dass die Lösung der Funktion folgen muss und von den Nutzerinnen und Nutzern oder Kundinnen und Kunden her gedacht wird. Diesem Prinzip wollen wir auch folgen. Damit die Menschen dieser Stadt digitale Produkte bekommen, die man sofort versteht, die einfach zu bedienen sind und das Leben eben leichter machen“, sagt Thomas Westphal.

Kultureller Wandel

Früher gehörte es zu den Hauptaufgaben von Dosys, Infrastruktur wie Computer, Datenlaufwerke und Netzwerke sowie Anwendungen oder Fachverfahren zu planen, einzuführen und zu betreiben. Die Fachbereiche kamen auf Dosys zu und definierten ihre IT-Bedarfe – heute ist es genau umgekehrt.

„Das bedeutet einen kulturellen Wandel, den die 360 Beschäftigten beim Dortmunder Systemhaus zu bewerkstelligen haben“, erklärt Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent der Stadt Dortmund.

Schnelles und bewegliches Handeln

Künftig liegt der Fokus von Dosys auf der digitalen Transformation der Verwaltung, also darauf, Abläufe dank digitaler Technologien zu verbessern. „Dadurch verändern sich die Ansprüche an die IT. Sie werden deutlich größer, da immer mehr und immer schneller neue Technologien erhältlich sind. Also sind ein schnelles und bewegliches Handeln, aber auch neue Arbeitsweisen im Dortmunder Systemhaus erforderlich“, sagt Jörg Zilian, Leiter von Dosys.

Mit der Unterstützung von adesso SE hat Dosys die Voraussetzungen geschaffen, um sich zu einem aktiven Berater für die digitale Transformation der Stadt Dortmund zu entwickeln.

„Wir leben in technologisch stark veränderlichen Zeiten. Viele Technologien sind reif für die Vereinfachung von Verwaltung und für digitale Services. Künstliche Intelligenz ist dabei wichtig, aber nicht das Einzige. Dosys wird diese Technologien koordinieren und damit wirklich passende Lösungen für Dortmund schaffen. Das ist dann ein ‚Digitales Bauhaus‘“, erklärt Professor Dr. Volker Gruhn, Gründer und Vorsitzender des Aufsichtsrats von adesso SE.

Transparenz und Verbindlichkeit

Da die Umsetzung zahlreicher Digitalisierungswünsche und -ideen wegen begrenzter Ressourcen nicht sofort möglich ist, haben sich die Verantwortlichen dazu entschlossen, die 25 Top-Digitalisierungsprojekte zu identifizieren und zu priorisieren. Dazu gehören u.a. der Onlineantrag für die Briefwahl, der bereits für die Europawahl vorliegen soll, sowie die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens und des Ausländerwesens.

„Unser Ziel ist es, Transparenz und Verbindlichkeit zu schaffen, indem wir Priorisierungskriterien definiert haben“, sagt Christian Uhr. Diese Kriterien berücksichtigen gesetzliche Rahmenbedingungen, Wünsche der Politik und den entstehenden Nutzen für Bürger*innen sowie Unternehmen.

Neben der sichtbaren Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sind auch unsichtbare Hintergrundprojekte erforderlich. Sie ermöglichen beispielsweise eine elektronische Aktenführung, ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit oder das digitale Signieren.