Personal- und Organisationsbericht 2024

Das Bildungsportal wurde Anfang des Jahres 2023 erfolgreich eingeführt. Im Zuge der Einführung meldeten einige Fachbereiche für die eigene Budgetplanung einen zusätzlichen Genehmigungsworkflow als Bedarf. Der Budgetgenehmigungsworkflow wurde den Fachbereichen inklusive eines entsprechenden E-Learnings ab dem 11.01.2024 im Echtbetrieb zur Verfügung gestellt. Das Rollenkonzept wird angepasst und im Anschluss mit der Geschäftsanweisung im 1. Quartal 2024 den Gremien zur Mitbestimmung vorgelegt.

Es wird immer wichtiger, Nachwuchskräfte und Mitarbeitende bei der Stadt Dortmund optimal in ihren verschiedenen Berufs- und Lebensphasen zu begleiten. Dies gilt sowohl für diejenigen, die neu bei der Stadt Dortmund anfangen, als auch für diejenigen, die hier bereits arbeiten und zum Beispiel in den Beruf zurückkehren, ihr Einsatzgebiet wechseln oder in Rente gehen. Denn nur Mitarbeitende, die sich wohlfühlen, bleiben langfristig der Stadt Dortmund treu.

Die verschiedenen Maßnahmen, die diese „Ein- und Umstiege im Job“ – das sogenannte „Boarding“ – unterstützen, hat das Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen im E-Learning-Portal als zukunftsfähiges Boarding und als Broschüre zusammengestellt. Hier werden die Maßnahmen vorgestellt und den einzelnen Boardingphasen Pre-, On-, Re-, Cross- und Off-Boarding zugeordnet.

Der wohl bekannteste Boarding-Prozess ist das Onboarding. Er beginnt ab dem ersten Arbeitstag und endet mit der vollständigen Einarbeitung. Noch vor dem Onboarding gibt es das Preboarding. Diese Phase startet mit der Jobzusage und endet mit dem ersten Arbeitstag. Wechseln Mitarbeitende intern oder kommen nach längerer Abwesenheit zurück in den Beruf, spricht man vom Cross- und Reboarding. Verlassen Mitarbeitende eine Organisation, befinden sie sich in der Offboarding-Phase.

Die Maßnahmen sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden bestmöglich unterstützt werden. Angefangen mit der Willkommensbroschüre über Einarbeitungspläne und Pat*innenmodelle bis hin zum Wissensmanagement. Die vielfältigen Informationen und Unterstützungsmöglichkeiten tragen zu einem gelungenen Boarding bei. Dabei ist es wichtig, dass sich alle – also die Fachbereiche, die verschiedenen Ansprechpersonen, die Personalentwicklung, Führungskräfte und auch die Kolleg*innen – aktiv einbringen.

Die Einführung der digitalen Zeitwirtschaft zum 02.11.2023 wirkt sich auf alle Mitarbeitenden aus, die an der Gleitzeitregelung teilnehmen und über ein digitales Endgerät verfügen (erste Stufe). Im Anschluss an den gesamtstädtischen Roll-out für ca. 7000 Mitarbeitende, konzentrierten sich die Arbeiten zunächst auf die Beantwortung der (überschaubaren) Rückfragen der Anwender*innen. Insgesamt kann der Roll-out als großer Erfolg bezeichnet werden.

Das Projekt befindet sich nun im Status „Weiterentwicklung“, da vorhandene Verbesserungspotentiale nach der Einführung genutzt werden sollen, um zusätzlichen Mehrwert für die Mitarbeitenden der Stadt Dortmund zu erzielen. Diese Potentiale liegen insbesondere in der Vereinfachung von Prozessen, der Digitalisierung von Antragsverfahren und der Schnittstellenverbesserung. Parallel zu dieser Weiterentwicklung arbeitet die Projektgruppe an der Vorbereitung der zweiten Stufe: Dienst-/Schicht-/Einsatzplanung. Die Einführung der digitalen Personalzeitwirtschaft befindet sich somit noch nicht vor ihrem Abschluss, sondern wird die Stadtverwaltung Dortmund und ihre Mitarbeitenden noch einige Zeit begleiten.

Das bestehende Beurlaubungskonzept zur beruflichen Weiterbildung und zum Arbeitgeberwechsel wurde aktualisiert. Mit der Neufassung "Beurlaubungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden der Stadt Dortmund" geht die Stadt Dortmund damit einen weiteren konsequenten Schritt hin zur mehr Flexibilität im Arbeitsleben der Mitarbeitenden. Der Umgang mit dem demographischen Wandel, der Digitalisierung und dem Fachkräftemangel wird auch in Zukunft eine große Herausforderung sein.
Die vorliegenden Beurlaubungsmöglichkeiten stellen nun eine strategisch verankerte Personalplanung und -entwicklung sicher, die sich am Bedarf der Stadt Dortmund und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausrichtet. Die Neufassung der Richtlinie stellt somit eine ausgewogene Abwägung aller Interessen dar. Dadurch gelingt es, die Wünsche der Mitarbeitenden und ihr Berufsund Privatleben verbessert in Einklang zu bringen. Aber auch dem Anliegen nach einem weiteren Kompetenzerwerb wird durch die ausgeweiteten Beurlaubungsmöglichkeiten Rechnung getragen.

Die Fachbereiche und Eigenbetriebe profitieren durch klare und verkürzte Wiederbesetzungsregelungen von durch Beurlaubung freigewordenen Planstellen sowie durch Mitarbeitende, die mit ihrem Kompetenzerwerb und zusätzlichen Qualifikationen in den Arbeitsalltag zurückkehren. In diesem Zuge wird zur Milderung des Fachkräftemangels beigetragen. Die Stadt Dortmund als Arbeitgeberin ist dadurch in der Lage, ihre Talente zu halten und weiterzuentwickeln. Die Richtlinie ist zum 01.01.2024 in Kraft getreten.

Das Instrument der Führungskräfterückmeldung hat bei der Stadt Dortmund eine lange Tradition. Unter Berücksichtigung des Werteprozesses wurde es im Jahr 2023 überarbeitet und als zeitgemäßes Führungsfeedback neu ausgerichtet. Das Führungsfeedback ermöglicht Führungskräften, das eigene Verhalten anhand eines Selbst- und Fremdbildabgleichs vor dem Hintergrund wertebasierter Führungsstandards zu reflektieren, um sich persönlich weiterzuentwickeln. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, im Ergebnisworkshop mit den Mitarbeitenden in den Austausch darüber zukommen, wie die Werte teamintern gelebt werden können, gegenseitige Erwartungen zwischen Führungskraft und Team zu klären sowie erste konkrete Vereinbarungen zu treffen.

Das Führungsfeedback ergänzt bereits bestehende Führungs- und Feedbackinstrumente und soll dazu beitragen, eine gute werteorientierte Führungs- und Unternehmenskultur zu fördern. Studien zeigen, dass insbesondere die Führungskultur einer der wichtigsten Aspekte für das Employer Branding und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist. Nach erfolgreicher Evaluation einer Pilotierung des neuen Instrumentes wird das Führungsfeedback im Jahr 2024 verwaltungsweit angeboten.

Die Stellenausschreibung vermittelt der*dem Bewerbenden einen ersten wichtigen Eindruck von der künftigen Arbeitgeberin. Meistens ist die Arbeitgebermarke den Bewerbenden unbekannt. Daher besteht die Notwendigkeit, als attraktive Arbeitgeberin bereits in der Stellenausschreibung in Erscheinung zu treten. Eine gute Stellenausschreibung erhöht zudem die Chancen gute Bewerbungen zu erhalten.

Aus diesem Grund wurden im Jahr 2023 seitens des Personal- und Organisationsamtes gesamtstädtische Workshops zum "Upgrade der Stellenausschreibungen" mit Erfolg durchgeführt. Im Jahr 2023 haben 19 Fachbereiche an dieser Schulungsmaßnahme teilgenommen. Auch im Jahr 2024 wird dieser Workshop fortlaufend bedarfsgerecht angeboten. Darüber hinaus werden entsprechend der Anfragen der Fachbereiche und Eigenbetriebe z. B. Workshoptage speziell für den kompletten Personalbereich des jeweiligen Amtes oder ämterspezifische Schulungen für eine zielgruppengerechte und ansprechende Stellenausschreibung und Werbewirkung der Arbeitgeberin Stadt Dortmund angeboten. Weitere Workshops werden kontinuierlich im Bildungsportal eingestellt und können von den Kolleg*innen der Stadtverwaltung gebucht werden, sowie über das Team „Strategie und Marketing“ im Personal- und Organisationsamt angefragt werden.

Ziel guter Personalarbeit ist es, durch qualifizierte und motivierte Mitarbeitende die Aufgabenwahrnehmung zukunftsorientiert sicherzustellen. Die Arbeitgeberin Stadt Dortmund bietet ihren Beschäftigten berufliche Perspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten. Durch das Angebot an Qualifizierungsmaßnahmen und Aufstiegsmöglichkeiten, werden Beschäftigte in ihrer beruflichen Entwicklung unterstützt und gefördert. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels gewinnt neben der Ausbildung die Fort- und Weiterbildung der Beschäftigten immer mehr an Bedeutung.

Die Richtlinie zur Qualifizierung von Beschäftigten bei der Stadt Dortmund beschäftigt
sich mit der Anerkennung der „sonstigen Beschäftigten“. Ziel ist es, eine einheitliche und transparente Regelung und Handhabung für den Umgang mit diesem Personenkreis zu treffen. Adressat*innen sind Beschäftigte der allgemeinen Verwaltung mit der Zielsetzung des höheren Dienstes sowie Fachpersonal zahlreicher Fachbereiche der Stadt Dortmund. Sinn und Zweck dieser Regelung ist es, Beschäftigten, die die zur Ausübung einer Tätigkeit erforderliche Ausbildung nicht besitzen, aber aufgrund ihrer beruflichen Erfahrung „gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse“ erworben haben, eine Möglichkeit zur gleichwertigen Eingruppierung und Ausübung der Tätigkeit zu eröffnen. Die Richtlinie ist zum 01.09.2023 in Kraft getreten.

Mit DS-Nr. 23545-22 hat der Verwaltungsvorstand den Rat darüber informiert, dass er beabsichtigt, eine interdisziplinäre und fachbereichsübergreifende Einheit für die Kernthemen der Verkehrswende in Dortmund zu schaffen: das Verkehrswendebüro. Mit Ratsbeschluss vom 10.11.2022 wurde die Einrichtung der gemeinsamen Leitung des Verkehrswendebüros entschieden. Dafür wurden in den beiden Fachbereichen 66/Tiefbauamt und 61/Stadtplanungs- und Bauordnungsamt neue Planstellen eingerichtet. Der Kopf des Verkehrswendebüros wird im Tiefbauamt unmittelbar der Fachbereichsleitung unterstellt.

Es ist vorgesehen, dass hierdurch über die bestehenden Amtsstrukturen hinaus gemeinsame Projekte der Verkehrswende im Grunde organisatorisch durchgängig betreut werden. Das Verkehrswendebüro befindet sich dabei in einer organisatorischen Einheit, die dem jeweiligen Amt und darin befindlichen Bereich zugeordnet ist. Durch die enge Zusammenarbeit sollen Synergieeffekte entstehen, um die wichtigen Prozesse der Verkehrswende zu beschleunigen. Daher ist vorgesehen, dass durch das Verkehrswendebüro über die bestehenden Fachbereichsstrukturen hinaus gemeinsame Projekte der Verkehrswende auch prozessual durchgängig aus einer Hand betreut werden. Das Verkehrswendebüro soll dabei fachbereichsübergreifend in eigenen, neuen Strukturen entstehen und den reibungslosen Prozessablauf sicherstellen. Die Organisationsverfügung ist am 25.01.2024 in Kraft getreten.

Im Oktober 2023 beschaffte das Dortmunder Systemhaus ein Produkt (Personnel Manager), mit welchem Personalprozesse, wie z.B. die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden oder Arbeitszeitänderungen, digital abgewickelt werden können. Der Personnel Manager wird vollständig in das bestehende SAP-System integriert und mithilfe einer benutzerfreundlichen Kacheloptik (Fiori-Technik) abgebildet. Das Produkt ermöglicht die Erstellung von Workflows innerhalb der digitalen Personalakte, sodass Personalprozesse ab der Antragsstellung bis hin zur abschließenden Bearbeitung digital ablaufen können. Ein erster Prozess der Vorgangssachbearbeitung wurde bereits modelliert und wird nun als Workflow im Personnel Manager umgesetzt und daraufhin getestet. Weitere Personalprozesse, die zukünftig digital ablaufen sollen, befinden sich bereits in der Planung.

Mit dem Onlinezugangsgesetz wurden 2017 alle Behörden verpflichtet, bis Ende des Jahres 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch digital über Verwaltungsportale anzubieten.

Alle Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen staatliche Leistungen einfach und sicher von der heimischen Couch aus beantragen, Widerspruch einlegen, alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen und die dazu gehörende Entscheidung der Verwaltung digital erhalten können.

Aktuell sind bei der Stadt Dortmund 213 Dienstleistungen online.

Neben der Online - Leistung steht immer mehr der gesamte Verwaltungsprozess im Fokus. Dies ist auch Bestandteil des kommenden Gesetzes zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG 2) und politischer Wille der Stadt Dortmund. Das führt dazu, dass erste Projekte zur Digitalisierung von priorisierten Verwaltungsprozessen gestartet wurden und kontinuierlich weitere Projekte folgen werden.

Im Anschluss an die erste Stufe (Gleitzeitteilnehmende) wird die zweite Stufe folgen, welche die Teilnehmenden an Dienst-/Schicht- bzw. Einsatzplanungen in die digitale Zeitwirtschaft überführen wird. Auf Grund der Vielfältigkeit der unterschiedlichen (Schicht-)Planungsverfahren innerhalb der Stadtverwaltung sind hier vorbereitende Tätigkeiten wie die Identifikation der Fachbereiche, der Austausch von Informationen und die Aufnahme von Anforderungen sowie die technische Umsetzung für eine langfristige Verbesserung der bestehenden Prozesse von immenser Bedeutung. Hierzu wurden erste Gespräche geführt. Die Projektgruppe zur Einführung der digitalen Personalzeitwirtschaft wird im Anschluss an aktuelle Weiterentwicklungsmaßnahmen innerhalb der ersten Stufe die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen intensivieren.

Mit einem Identity- und Access Management System werden alle relevanten Informationen zu einer digitalen Identität (u.a. Name, organisatorische Zuordnung, E-Mailadresse) an einer zentralen Stelle zusammengeführt. Digitale Identitäten im Projekt sind u.a. die Mitarbeitenden, aber auch Personen, die für die Stadt Dortmund tätig, jedoch keine Mitarbeitenden sind (z.B. Freiwillige Feuerwehr).

Auf Basis von Status, Aufgabenprofilen und Tätigkeiten der Identitäten soll regelwerksbasiert ebenfalls im zentralen IAM-System abgeleitet werden, welche Zugriffe in welchen Fachverfahren diese Identitäten erhalten sollen. Diese Informationen werden dann allen angeschlossenen Fachverfahren zur Verfügung gestellt.

Nach Abschluss der Vorstudie im Jahr 2023 startet im Jahr 2024 die Umsetzung. Zunächst werden mit Unterstützung eines Beratungsunternehmens die prozessualen, organisatorischen und methodischen Voraussetzungen erarbeitet und aufgrund dieser die Anforderungen an ein neues Tool beschrieben. Auf Basis dieser Anforderungen wird in einer produktneutralen Ausschreibung das Tool für die Stadt Dortmund gesucht und bis Ende 2026 eingeführt.

Mit der Einführung des IAM-Systems werden insbesondere manuelle Aufwände durch einen hohen Automatisierungsgrad minimiert, die Berechtigungen auf das jeweils aktuelle Aufgabenprofil zugeschnitten vergeben und die Verifizierung deutlich verbessert.

Da dieses Projekt Jede*n in der Verwaltung betrifft, wird sehr viel Augenmerk auf ein Changemanagement, eine Beteiligung und die Kommunikation gelegt.

Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) haben in den letzten Jahren gezeigt, dass Honorarverträge zu Beanstandungen führten. Diese rührten hauptsächlich daher, dass es sich bei den abgeschlossenen Honorarverträgen nicht um freie Mitarbeit handelte, sondern um abhängige Beschäftigungen. Um mehr Verbindlichkeit für die Fachbereiche und Eigenbetriebe beim Abschluss von Honorarverträgen herzustellen, besteht Einigkeit, dass die Vorprüfung sach- und fachgerecht durch das Team „Grundsatzangelegenheiten für Arbeits-, Tarif- und Beamtenrecht“ im Personal- und Organisationsamt wahrgenommen werden kann. Entsprechendes muss durch Organisationsverfügung geregelt werden. Die Vorprüfung beinhaltet ein zweistufiges Verfahren: Honorarfähigkeit der Tätigkeit, Scheinselbstständigkeit der zu beauftragenden Person. Aufgrund der Vielzahl von Honorarverträgen ist eine technikunterstütze Lösung zur Meldung und Prüfung entsprechender Honorarverträge zwingend notwendig.

Parallel werden durch das Personal- und Organisationsamt Erkenntnisse aus vergangenen und aktuellen Lohnsteueraußenprüfungen zum Anlass genommen, die von allen Fachbereichen neben Entgelt und Besoldung zu beachtenden Sachverhalte, durch die sich eine anfallende Lohnsteuer ergeben könnten, in einer Geschäftsanweisung „Lohnsteuer“ zu regeln, künftig zentral zu sammeln und den Fachbereichen dazu beratend zur Seite zu stehen. Eine eventuell nötige Versteuerung wird ebenfalls vom Personal- und Organisationsamt umgesetzt.

Der Dienstreiseworkflow soll bis zum Ende des Jahres 2024 verwaltungsweit ausgerollt werden. Aktuell sind bereits 12 Fachbereiche produktiv, in zwei Fachbereichen sowie in einem Eigenbetrieb steht die Einführung kurzfristig an.

Hierzu werden durch das Projektteam Informationsveranstaltungen bei Führungskräften sowie einigen Mitarbeitenden als Multiplikatoren des jeweiligen betroffenen Bereichs durchgeführt. Die Produktivsetzung wird durch mehrere begleitende Workshops für die Reisenden flankiert.

Zeitgleich werden Erweiterungen und Verbesserungen am Verfahren durch das Dortmunder Systemhaus vorgenommen (z.B. Reiseassistenz, Erweiterung der Fahrkarten-App).

Ein Projektteam aus den beiden Fachbereichen Dortmunder Systemhaus und Personal- und Organisationsamt hat gemeinsam mit der Herstellerfirma SER-Group die Grundlage für ein gesamtstädtisches Dokumentenmanagement gelegt. Das fertige Produkt ist die elektronische Basisakte für die Stadtverwaltung Dortmund.

In diesem Jahr konnte nun damit begonnen werden die Akte aktiv einzusetzen. Beginnend mit dem Personal- und Organisationsamt ist eine sukzessive Einführung in der gesamten Verwaltung geplant. Die elektronische Basisakte ist eine standardisierte digitale Akte, die für die Fachbereiche sowohl organisatorisch als auch technisch angepasst werden kann.

Bereits mit dem Start im Personal- und Organisationsamt ist es möglich, aus der Akte Mitzeichnungen digital anzufordern, selbst wenn der Adressat (noch) nicht über die elektronische Akte verfügt (digitale Antwort). Dies erfolgt sukzessiv, da die elektronischen Akten für die Fachbereiche jeweils individuell anzupassen sind. Die bisherigen Erfahrungen sind positiv und das Projektteam ist optimistisch, dass die elektronische Basisakte die vollen Aktenschränke schnell vergessen lassen wird.

Das Stadtziel „Dortmund wird einfacher“ beinhaltet u. a. die Verschlankung und Vereinfachung von Verwaltungsprozessen durch Digitalisierung. Das Dortmunder Systemhaus stellt sich für die Erreichung dieses Zieles neu auf. Zielsetzung ist die Umstrukturierung des Dortmunder Systemhauses vom reinen „IT-Dienstleister“ zum „IT-Berater und aktiven Mitgestalter“ der digitalen Verwaltungstransformation, um die Prozesse der Verwaltung mit digitalen Lösungen zu optimieren.

Aktuell werden die hierzu erforderlichen neuen Stellen und Kompetenzen der „kundennahen“ Bereiche aufgebaut. Neue Prozesse sind eingerichtet worden und die Mitarbeitenden werden durch die externe Beratung der Firma adesso SE in ihrem neuen Arbeitsalltag begleitet. Zeitgleich werden mit den Fachbereichen Digitalisierungsvorhaben priorisiert, um Verwaltungsprozesse durch den Einsatz von IT umzugestalten.

Der Kompetenzaufbau für den genannten Bereich und die in 2023 priorisierten Digitalisierungsvorhaben soll bis Ende 2024 abgeschlossen werden. Anschließend ist geplant, den Umstrukturierungsprozess in den verbleibenden Bereichen fortzuführen.

Die Aktivitäten einer Verwaltung variieren in ihrer Art sehr stark. Entsprechend vielfältig sind die Anforderungen an die Formen der Zusammenarbeit sowie an die Gestaltung der Arbeitsumgebung, die es möglichst gut aufeinander abzustimmen gilt. Das Projekt „Arbeitsplatz der Zukunft“ zielt darauf ab, flexiblere und bedarfsgerechte Lösungen entsprechend den Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu schaffen und die Fachbereiche auf dem Weg dahin zu unterstützen.

Die Pilotierung des Arbeitsplatzes der Zukunft ist weitestgehend abgeschlossen. Die bisherigen Erfahrungen in den Pilotbereichen der Wirtschaftsförderung, des Fachbereiches Liegenschaften sowie des Personal- und Organisationsamtes sind durchweg positiv.

Das Entwicklungsteam initiiert und begleitet gesamtstädtische Projekte, die einen relevanten Bezug zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ haben. Ziel des Entwicklungsteams ist es, die Wahrnehmung für das Thema zu erhöhen und die Kommunikation innerhalb der Verwaltung und nach Außen sicherzustellen. Zudem gilt es, neue Trends in der Arbeitswelt und im Kontext „Arbeitsplatz der Zukunft“ zu identifizieren, Standards zu setzen und weiterzuentwickeln. Zu diesem Zweck konzipiert das Entwicklungsteam derzeit eine meinDO-Präsenz, wo die wichtigsten Infos gebündelt und leicht verständlich zugänglich gemacht werden sollen. Mit Hilfe dieser meinDO-Präsenz soll der Einstieg in das Thema unterstützt und die Suche nach Informationen deutlich vereinfacht werden. Ein weiteres wesentliches Handlungsfeld ist aktuell der Ausbau der digitalen Erreichbarkeit. Gemeint ist damit die Möglichkeit eines Informationszugangs für Beschäftigte, die über keine eigenen IT-Endgeräte verfügen. Mit der Öffnung des meinDO-Portals wird es möglich sein, sich zukünftig auch über private Endgeräte zu authentifizieren und auf die Informationen des Beschäftigtenportals zuzugreifen. Im Rahmen des Pilotprojektes „Schulhausmeister*innen und Schulsekretariate“ im Fachbereich 40 stellt die digitale Erreichbarkeit ein zentrales Element dar, um
Kommunikationswege und Prozesse zu optimieren. Der weitere Ausbau mittels einer „Virtual Desktop Infrastructure (VDI)“, die die Nutzung der Personalservices wie z. B. der digitalen Entgeltbescheinigung, des Dienstreiseworkflows oder der digitalen Urlaubsbeantragung ermöglichen soll, wird parallel vom Dortmunder Systemhaus vorbereitet.

Das Personal- und Organisationamt entwickelt derzeit zusammen mit dem Gleichstellungsbüro und unter Einbeziehung weiterer Akteur*innen (wie z. B. einzelner
Dienst- und Verwaltungsleitungen) das Konzept „Führung 4.0.“ Überlegungen zu modernen Führungsmodellen wie z. B. Co-Leadership oder Führen in Teilzeit, siloübergreifendes Netzwerken, Unterstützung durch agile Arbeitsmethoden, aber auch Fragen wie „Welche Werte sind hierbei wichtig und welche organisatorischen Möglichkeiten bestehen?“, werden aufgegriffen. Ziel ist es, den Fachbereichen und Mitarbeitenden Handlungsstrategien und Karrieremöglichkeiten aufzuzeigen, um Fach- und Führungsanforderungen modern zu begegnen. Neben den dienstlichen Anforderungen spielen bei den zu entwickelnden Modellen auch die bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben sowie Gesundheitsaspekte eine wichtige Rolle.

Nahezu die Hälfte der weiblichen Mitarbeitenden der Stadt Dortmund ist arbeitszeitreduziert tätig. Insofern leistet das Konzept auch einen wichtigen Beitrag, um insbesondere Frauen Karrierechancen zu eröffnen und die in dem neu aufgestellten Gleichstellungsplan 2024-2028 vorgesehene Maßnahme „Führen in Teilzeit“ erfolgreich umzusetzen.

Die Tätigkeit in Kindertageseinrichtungen ist für pädagogische Fachkräfte im Gruppendienst und für Leitungskräfte in vielerlei Hinsicht belastend. Die hohen körperlichen und emotionalen Belastungen in der Arbeit mit Kindern führen einzelfallbezogen zu gesundheitlichen Störungen. In diesem Zuge gewinnt eine intensive Betreuung des Personals an Bedeutung, so dass in Kooperation zwischen dem Personal- und Organisationsamt und FABIDO ein optimiertes Verfahren entwickelt und bestehende Handlungsoptionen definiert wurden.

Ziel ist es, rechtzeitig mit den betroffenen Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen, um geeignete Maßnahmen einleiten und Hilfestellungen anbieten zu können, bevor eine Langzeiterkrankung eintritt. Die Leistungserhaltung und/oder -verbesserung der Mitarbeitenden steht für die Arbeitgeberin Stadt Dortmund im Fokus.

Die in dem Leitfaden beschriebenen Optimierungen, Verfahrenswege und Möglichkeiten sollen dazu beitragen, allen Beteiligten eine umfängliche Handlungssicherheit zu geben.

Die Arbeitgeberin Stadt Dortmund bietet seit dem Kindergartenjahr 2022/2023 eine Betriebliche Kinderbetreuung an. Zunächst wurden 60 Betreuungsplätze eingerichtet.

Der Rat der Stadt Dortmund hat in seiner Sitzung am 21.09.2023 die sukzessive Ausweitung der Betreuungsplätze bis einschließlich zum Kindergartenjahr 2025/2026 beschlossen. Es erfolgt jährlich eine Anhebung um 10 Plätze, so dass ein Gesamtvolumen von 80 Betreuungsplätzen erreicht wird.

In der ersten Jahreshälfte 2026 wird das Verfahren erneut evaluiert. Die Ergebnisse sind dem Rat der Stadt Dortmund anschließend für weitere Entscheidungen vorzulegen.

Im Jahr 2021 ist eine Gruppe von Mitarbeitenden zu Agilen Lots*innen ausgebildet worden. Seitdem wurden bereits viele Prozesse der Stadt Dortmund von ihnen erfolgreich begleitet. Da das Thema Agilität immer mehr Einzug in die Stadtverwaltung nimmt, wurde die Entscheidung getroffen, interessierte Agile Lots*innen zu Prozessbegleiter*innen weiterzuentwickeln. Auf das bereits erworbene Wissen dieser Mitarbeitenden wird mit einer Weiterqualifizierung für die Begleitung von internen Personalentwicklungsprozessen aufgebaut. Durch die Anbindung an den Pool der internen Prozessbegleiter*innen kann das Knowhow der Agilen Lots*innen in verschiedene Instrumente der Personalentwicklung gewinnbringend integriert werden.

Die berufsbegleitende Weiterqualifizierung wird im ersten Halbjahr 2024 vom Studieninstitut Ruhr und dem Personal- und Organisationsamt durchgeführt. Sie gliedert sich in 7 Seminartage, die als Inhouse-Veranstaltungen im Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen (ZAK) stattfinden. Daneben erfolgt die Vermittlung von Inhalten durch Hospitationen, Austauschformate sowie selbstgesteuertem Lernen. Nach Abschluss der Qualifizierung können die Mitarbeitenden auf Grundlage der für Nebentätigkeiten geltenden Regelungen als Prozessbegleiter*innen bei der Stadt Dortmund Aufträge übernehmen. Prozessbegleiter*innen kommen bei der Stadt Dortmund für die Begleitung von Prozessen und Maßnahmen in Teams, Projekten und Fachbereichen zum Einsatz.

Mögliche Einsatzfelder nach der Weiterqualifizierung sind u. a. Teamfindungs-/ Teamentwicklungsmaßnahmen, Führungsfeedbacks, Konfliktklärungsprozesse, punktuelle Begleitungen von Veränderungsprozessen, Moderation von Workshops mit konkreten Fragestellungen sowie die Moderation von Großgruppen.

Das bisher bei der Stadt Dortmund eingesetzte Fachverfahren für die Beihilfebearbeitung der Beamtinnen, Beamten und Versorgungsempfängerinnen und -empfänger wird durch eine neue und aktuellere Software abgelöst. Aktuell befindet sich das Projekt in der Einführungsphase, in der das neue System getestet und gemäß den Anforderungen der Beihilfestelle der Stadt Dortmund programmiert wird. Nach einer abschließenden Testphase mit ggf. weiteren Anpassungen wird die Software voraussichtlich Mitte des Jahres 2024 produktiv gesetzt.

Im Zuge der Einführung der neuen Beihilfesoftware wird den Beihilfeempfängerinnen und -empfängern auch die Möglichkeit geboten, die Beihilfeanträge künftig per App in digitaler Form einzureichen. Die Anbindung der App wird im Anschluss an die Produktivsetzung der neuen Software erfolgen.

Die Integration künstlicher Intelligenz (KI) in die Personalgewinnung ist für eine zukunftsorientierte und effiziente Rekrutierungspraxis von entscheidender Bedeutung. Dieser Paradigmenwechsel in der Personalbeschaffung bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die herkömmlichen Methoden hinausgehen.

Durch den Einsatz von KI können Bewerbungen schneller und genauer analysiert werden, wodurch der Auswahlprozess beschleunigt wird. Dies ermöglicht es Arbeitgebenden, in einem sich ständig verändernden Marktumfeld agiler zu sein und schnell und effektiv im Wettbewerb um qualifizierte Talente reagieren zu können. Klar ist dabei, dass die Recruiter*innen weiterhin über die Zulassung zu Bewerbungsverfahren und die schlussendliche Einstellung entscheiden.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die objektive Auswahl von Bewerbenden. KI-Systeme basieren auf objektiven Kriterien und können somit Vorurteile und Diskriminierungen in der Auswahl minimieren. Dies trägt dazu bei, eine vielfältigere und inklusivere Belegschaft aufzubauen, was nicht nur sozial verantwortlich ist, sondern auch die Leistungsfähigkeit und Kreativität des Teams fördert. Klar ist in jedem Fall, dass Personal von Personen ausgewählt wird und hier nicht die KI die Einstellungsentscheidung trifft.

Insgesamt ist die Implementierung von KI in der Personalgewinnung ein Schlüsselfaktor für den Aufbau wettbewerbsfähiger, agiler und zukunftsorientierter Organisationen. Durch die Nutzung der Vorteile von KI können Arbeitgebende nicht nur ihre Rekrutierungsprozesse optimieren, sondern auch eine nachhaltige Grundlage für den Erfolg in einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt schaffen.

Der Werteprozess der Stadt Dortmund wurde Anfang des Jahres 2021 initiiert. Im Rahmen von zahlreichen Austausch- und Dialogveranstaltungen haben sich insgesamt acht Werte (Transparenz, Mut, Vertrauen, Wertschätzung, Verlässlichkeit, Positive Fehlerkultur, Sinnhaftigkeit und Respekt) herauskristallisiert, die für die Stadt Dortmund wesentlich sind.

Im weiteren Prozess gilt es nun, das gemeinsame Selbstverständnis zu den entwickelten Werten praxisorientiert zu unterstützen und weiter in die Verwaltung zu transportieren. Hierzu hat das Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen (ZAK) unterschiedliche Personalentwicklungsinstrumente und praxisnahe Formate konzipiert. Die Ergebnisse des Werteprozesses werden anschließend aufbereitet und voraussichtlich unter dem Titel „WIRkungskompass – Führung und Zusammenarbeit bei der Stadt Dortmund“ verschriftlicht.

Die Maßnahmen unterteilen sich in gesamtstädtische Instrumente, wie Barcamps, das neue Führungsfeedback, ein zukünftiges stadtweites Werte-Monitoring und Keynotes zu aktuellen Führungsthemen. Ferner wird der Werteprozess stetig in individuellen Personalentwicklungsmaßnahmen für Fachbereiche, Bereiche und Teams, sowie über fachbereichsübergreifende Veranstaltungsformate wie z. B. Willkommensveranstaltungen für neue Mitarbeitende und Führungskräfte, (Nachwuchs-)Führungsseminare und Veranstaltungen für Nachwuchskräfte weitergeführt. Darüber hinaus gilt es, die Werte im Rahmen des Employer Branding-Prozesses mit der Arbeitgeberin-Marke und im weiteren Verlauf mit der Marke Stadt Dortmund zu verzahnen.

Im Februar 2024 hat der Rat der Stadt Dortmund die Einführung von Lebensarbeitszeitkonten in Form von Wertguthaben beschlossen.

Wertguthaben sind vergleichbar mit Sparkonten, auf denen angespartes Gehalt gesammelt, verzinst und später in der Freistellungsphase ausgezahlt wird. Im Gegensatz zu einer betrieblichen Altersversorgung wird dabei eine längerfristige Freistellung bereits während des Erwerbslebens finanziert. Das Besondere dabei ist, dass die Beschäftigten auch während der Freistellung sozialversichert sind.

Die Kapitalanlage und die Verwaltung der Wertguthaben sollen durch institutionelle Anbieter wie Pensionskassen, Versicherungen oder externe Dienstleister erfolgen.

In den letzten Jahren wurden eine Vielzahl von Krisenlagen verzeichnet, die alle Kommunen vor große Herausforderungen gestellt haben. Zu nennen sind z.B. die Flüchtlingswellen, die Corona-Pandemie, der russische Angriffskrieg in der Ukraine und aktuell die Flüchtlingsbewegungen nach Deutschland mit Zuweisungen nach Dortmund mit derzeit nicht vorhersehbaren weiteren Auswirkungen. Aber auch besondere Umweltereignisse (z. B. Starkregen und Überschwemmungen) oder kurzfristig wirkende gesetzliche Änderungen (z. B. Wohngeldnovelle), auf die es gilt, mit erheblichem Ressourcenbedarf sehr kurzfristig zu reagieren, stellen die Kommunen vor große Herausforderungen. Die Kommunalverwaltungen waren und sind auf derartige Ereignisse unzureichend vorbereitet.

Im Zuge der ohnehin angespannten Personalausstattung können Krisenlagen nachweislich mit der regulären Aufbau- und Ablauforganisation nicht bewältigt werden. Dies hat zur Folge, dass in kürzester Zeit befristete Personalaufwüchse erfolgen (müssen). Die Deckung der Bedarfe erfolgte dabei bislang immer nachträglich, da nach Entstehen des Bedarfs das Genehmigungs- und Stellenbesetzungsverfahren erst anlaufen musste. Hinzu kommt, dass die regelmäßig auf ein Jahr befristeten Einsätze für potenzielle Kandidat*innen als Arbeitseinsatz bzw. Beschäftigungszeitraum nicht attraktiv sind.

Anzustreben ist eine größere Flexibilität: Ein flexibler Personalpool ermöglicht es, schnell auf Veränderungen der Arbeitsbelastung zu reagieren. So können beispielsweise um Arbeitsspitzen zu bewältigen temporär mehr Mitarbeitende eingesetzt oder bei geringerer Auslastung das Personal auch wieder reduziert werden und anderweitig in der Verwaltung tätig sein. Darüber hinaus kann in Krisenlagen ad hoc die notwendige Handlungsfähigkeit sichergestellt und in die Sicherung bzw. Abarbeitung der Lage eingestiegen werden.

Das Ordnungsamt befindet sich seit Januar 2023 in einem Neuorganisationsprozess. Im Hinblick auf die Neuorganisation wurden unter Berücksichtigung des Leitsatzes „Das Ordnungsamt kennt das Bedürfnis der Stadtgesellschaft nach Sicherheit und Ordnung und arbeitet interaktiv und transparent“ die folgenden drei Teilprojekte (TP) gebildet:
1) „Ausländerbehörde“, 2) „Außendienste“, 3) "Prozess Gewerbemeldestelle".

Bezüglich des TP 1) „Ausländerbehörde“ wird auf die gesonderten Ausführungen zur „Neugründung des Amtes für Migration“ verwiesen.

Die Ziele des TP 2) „Außendienste“ sind der effektive Einsatz der Kräfte, die Erhöhung der Präsenz und Sichtbarkeit, eine niedrigschwellige Erreichbarkeit sowie rechtssicheres Handeln. Prioritär ist dabei die Entwicklung eines umfassenden Lagebildes für das Ordnungsamt als künftige Grundlage strategischer Entscheidungen, hierzu gehört insbesondere die Weiterentwicklung der Leitstelle. Zur niedrigschwelligen Erreichbarkeit ist Anfang 2024 ein Pilotversuch zur Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit in Notfällen über eine einheitliche Rufnummer (Bürgertelefon) gestartet.

Das TP 3) "Prozess Gewerbemeldestelle" konnte bereits erfolgreich abgeschlossen werden. Erarbeitet wurden allgemeine Optimierungspotentiale in der Gewerbemeldestelle sowie solche, die zur Beschleunigung der Prozesse beitragen. Diese werden nun eigenständig durch die Gewerbemeldestelle angegangen. Die einzelnen Themen werden unter anderem mithilfe der erlernten agilen Methoden bearbeitet, sodass die Anwendung agiler Arbeitsweisen an einem realen Prozess getestet wird. Darüber hinaus setzt sich die Gewerbemeldestelle das Ziel, zukünftig alle Gewerbemeldungen innerhalb von drei Werktagen zu bearbeiten. Der aktuelle Personalbestand stellt den Mindeststandard zur Zielerreichung dar. Daher ist es wichtig, vakant werdende Stellen schnellstmöglich wiederzubesetzen.

Das Ordnungsamt (Fachbereich 32) befindet sich seit dem 23. Januar 2023 in einem Neuorganisationsprozess. Die Ausländerbehörde, welche mittlerweile die größte Abteilung des Ordnungsamtes ist und zusätzlich einen hohen Publikumsverkehr verzeichnet, ist Teil dieses Prozesses. Vor dem Hintergrund der aktuellen und künftigen Herausforderungen in der Zuwanderungspolitik wurde Ende des Jahres 2023 beschlossen, dass die Ausländerbehörde zum 1. Januar 2025 zu einem eigenständigen Fachbereich, dem Amt für Migration, wird. Diese Maßnahme zielt darauf ab, eine zukunftsfähige und flexible Organisationsstruktur für das neue Amt zu schaffen und den Bedürfnissen der Stadtgesellschaft weiterhin gerecht zu werden.

Die qualitativen und quantitativen Anforderungen an den Kommunalen Ordnungsdienst (KOD) und die Einsatzforderungen aus der Bevölkerung sind aufgrund der hohen Akzeptanz der Ordnungskräfte in Gesellschaft und Politik in den letzten Jahren stetig gestiegen. Über die grundsätzliche Ausrichtung des KOD ist auf politischer Ebene zu beraten. Im vergangenen Jahr wurden die Leitungsspannen der Führungskräfte innerhalb des KOD betrachtet und verkleinert.

Um die Aufgaben im Innen- und Außendienst des KOD optimal zu erledigen und dem Informationsbedürfnis gerecht zu werden, ist es erforderlich, die Prozesse digitaler zu gestalten. Der Außendienst soll sich so auf seine originären Aufgaben konzentrieren, diese effektiv wahrnehmen können und von den manuellen, innendienstlichen Tätigkeiten entlastet werden. Arbeitsaufträge der Einsatzleitstelle müssen einfach weitergegeben und Sachstände vor Ort durch die Außendienstkräfte auch einfach fortgeschrieben werden können. Statistiken und Lagebilder (Auswertungen von Kontrollen, Beschwerden, Maßnahmen, etc.) müssen schnell, exakt und digital abrufbar sein.

Im Rahmen des laufenden Neuorganisationsprozesses des Ordnungsamtes wird der Einsatzleitstelle eine besondere Bedeutung für die tagesaktuelle Steuerung der verschiedenen Außendienste des Ordnungsamtes zukommen. Die Implementierung einer modernen, leistungsfähigen Software zunächst im KOD und sukzessive in den übrigen Außendiensten des Ordnungsamtes stellt daher einen wesentlichen Baustein für die Optimierung der Ablaufprozesse dar und ist konsequent und prioritär voranzutreiben. Die ersten Schritte zur Ablösung der bisherigen Anwendungen sind mit der Darstellung der IST-Prozesse beim KOD und dem gemeinsam mit dem Dortmunder Systemhaus formulierten Projektantrag bereits erfolgt.

Das Fachkonzept „Personaloffensive für die Jugendhilfedienste“ und die darin enthaltenen 25 Maßnahmen zielen darauf ab, dem Fachkräftemangel im Bereich der Jugendhilfedienste entgegenzuwirken, sowie die Mitarbeiter*innenzufriedenheit und deren Bindung zu stärken.

Die Implementierung der einzelnen Maßnahmen wird i. R. eines Projektes mit der Laufzeit vom 01.01.2022 - 31.12.2025 vorgenommen. Es wird unter Federführung durch den Bereich 51/2- Erzieherische Hilfen im Rahmen einer bereichsübergreifenden Projektgruppe (51/Stab, 51/1, und 51/2) begleitet und gemeinsam gesteuert.

Bis zum Ende des Jahres 2023 wurden bereits 50 % des Maßnahmenkataloges
umgesetzt. U. a. wurden folgende Maßnahmen realisiert:

• Aufstockung des Fortbildungsbudgets,
• neue Räumlichkeiten für die Jugendhilfedienste Brackel und Eving,
• Übergabe von Dienstfahrzeugen an zwei Modellstandorte (JugendhilfediensteInnenstadt-West und Lütgendortmund),
• Entwicklung eines „Konsequenz-Managements“ zur Verfahrensweise bei Personalvakanzen,
• Entwicklung und Durchführung eines Qualifizierungsprogrammes für Führungskräfte,
• Regelmäßiger Newsletter zum aktuellen Sachstand der Umsetzung des
• Personalentwicklungskonzeptes,
• zweiter Durchlauf des Traineeprogramms (6 Trainees zum 01.11.2023) sowie
• Durchführung von regelmäßigen Klausurtagungen.

Das Tiefbauamt hat die Verantwortung für einen großen Teil der städtischen Infrastruktur (Straßen, Fußwege, Radwege, Brücken, Lichtsignalanlagen, Leuchtstellen etc.). Ca. 450 Mitarbeiter*innen in über 20 Berufsgruppen bieten vielfältige Dienstleistungen an. Neben der Sicherstellung der gesetzlichen/pflichtigen Aufgaben (wie z.B. der Verkehrssicherungspflicht) ist eine stärkere Orientierung der Produkte und Leistungen an den Erwartungen der Kund*innen (z. B. Bürger*innen) vorgesehen.

Ziele sind:

• die Weiterentwicklung einer leistungsfähigen Tiefbauverwaltung,
• eine Bewertung der Prozesse und Personalausstattung sowie des zukünftigen Personalbedarfs,
• der notwendige Ausbau der IT-Systeme,
• die (Weiter-)Entwicklung einer modernen Baustellenkoordination und -kommunikation.

In diesem Zusammenhang erfolgt eine Weiterentwicklung der Aufbauorganisation
mit den Zielen:

• stärkere Wahrnehmung des Betriebes,
• ein zusätzlicher Bereich „Verkehrstechnik“,
• die Zusammenlegung von Planungs- und Bauteams zu produktorientierten,
• agilen Teams in den Bereichen „Verkehrswege“ und „Verkehrsbauwerke“.

Diese gesamte Thematik wurde dem Rat mit Vorlage (DS 21142-21) vom 01.06.2021 zur Kenntnis gegeben. Zwischenzeitlich wurden zahlreiche zielführende Veränderungen im Tiefbauamt durch entsprechende Organisationsverfügungen vorgenommen. Weitere sind in Bearbeitung und folgen noch, so dass die organisatorische Weiterentwicklung des Tiefbauamtes sukzessive realisiert wird.